Abrechnungsmodelle für Personalberater

In der Personalberatung gib es verschiedene Abrechnungsmodelle, die je nach Dienstleistung, Kundenpräferenz und spezifischer Marktsituation angewendet werden. Die jeweiligen Modelle wiederum können je nach Branche, Art des Auftrags und Marktpraxis variieren. In der Regel handeln das beauftragende Unternehmen und die Personalberatung die spezifischen Details der Zusammenarbeit sowie die Art der Abrechnung im Vorfeld gemeinsam aus und halten sie vertraglich fest. Wir stellen einige gängige Vergütungsmodelle vor:

Erfolgshonorar (Contingency Fee)

Das Abrechnungsmodell mittels Erfolgshonorars, auch bekannt als Contingency Fee, ist ein gängiges Vergütungsmodell in der Personalberatung. Bei diesem Modell wird der Personalberater erst bezahlt, wenn ein Kandidat erfolgreich vermittelt wurde. Das Erfolgshonorar wird somit erst fällig, sobald der vermittelte Kandidat den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat oder die Arbeit aufnimmt, je nach Vertragsvereinbarung.

Die Höhe des Erfolgshonorars wird vor dem Recruiting-Prozess zwischen dem Personalberater und dem Kunden vereinbart und beläuft sich meist auf einen bestimmten Prozentsatz des Jahresgehalts des vermittelten Kandidaten.

Manchmal gibt es eine gewisse Garantiezeit, während der das Honorar anteilig durch die Personalberatung zurückerstattet wird, sollte der vermittelte Kandidat das Unternehmen wieder verlassen. Die genauen Bedingungen dieser Garantie, zum Beispiel Länge des Zeitraums und die Höhe der Rückerstattung, variieren und werden im Vorfeld im Vertrag festgelegt.

Das Modell Contingency Fee bringt Vorteile mit sich. Zum einen fühlen sich Personalberater oft motivierter, eine qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen, da die Bezahlung vom Erfolg abhängig ist. Zum anderen stellt diese Form der Vergütung für die Kunden der Personalberatung ein geringes finanzielles Risiko dar. Nachteilig könnte sein, dass das Abrechnungsmodell dazu führt, dass sich Personalberatungen beim Recruiting auf Positionen konzentrieren, die leichter zu besetzen sind, um so ihr Risiko zu minimieren.

Festvergütung (Retained Fee)

Ein weiteres verbreitetes Abrechnungsmodell in der Personalberatung ist die Bezahlung mittels Festvergütung, auch Retainer-Gebühr, Retained Fee oder Retained Search Fee genannt. Diese Form der Vergütung kommt insbesondere bei der Suche nach Führungskräften oder für spezialisierte Positionen zum Einsatz. Das suchende Unternehmen bezahlt der Personalberatung für ihre Dienste eine feste Gebühr (Retainer), unabhängig davon, ob eine Rekrutierung erfolgreich ist oder nicht.

Die Personalberatung und der Kunde arbeiten vorab einen Vertrag aus, der die Bedingungen der Zusammenarbeit sowie die Struktur des Abrechnungsmodells festlegt. Der Retainer kann als einmalige Zahlung, als monatliche Gebühr während der Laufzeit des Suchauftrags oder als Teilzahlungen zu unterschiedlichen Projektphasen vereinbart werden. Denkbar wäre beispielsweise eine Aufteilung der Zahlungen zu folgenden Zeitpunkten: zu Beginn des Projektes, bei Präsentation von Kandidaten zur weiteren Auswahl und bei erfolgreicher Besetzung der offenen Position.

Wie auch bei der Abrechnung mit Erfolgshonorar beinhalten viele Retained Search-Verträge eine Garantiezeit, in der Personalberater dazu verpflichtet sind, ihre Personalsuche honorarfrei zu wiederholen, sollte der rekrutierte Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb einer bestimmten Zeit, wie zum Beispiel der Probezeit, wieder verlassen.

Die Abrechnung mit Festvergütung ist ein Modell, das die Interessen von Personalberatung und Kunden ideal ergänzt. Die Vorauszahlung sorgt beim Personalberater für Sicherheit und schafft so die Basis für eine gründliche, engagierte Suche, die für eine erfolgreiche Rekrutierung notwendig ist.

Kombiniertes Modell (Retained Contingency)

Dieses Abrechnungsmodell für Personalberater vereint Elemente aus den ersten beiden Modellen – es ist somit eine Mischform aus Erfolgshonorar und Retainer. Bevor der Personalberater seinen Suchauftrag beginnt, erhält er einen Teil der vereinbarten Gebühr gezahlt. Der Rest der Gebühr wird fällig, sobald die vakante Stelle erfolgreich besetzt wurde. Das Modell kommt häufig zum Einsatz, da es das Risiko zwischen Personalberatung und Kunden ausbalanciert.

Stundensatz (Hourly Fee)

Die Abrechnung mittels Stundensatz, oft auch als Hourly Fee oder als Time & Material-Modell bezeichnet, ist in der Personalberatung eine transparente und direkte Form der Vergütung. Die Beratung wird auf Stundenbasis abgerechnet. Das bedeutet, die tatsächliche Arbeitsleistung des Personalberaters wird nach Stunden aufgeschlüsselt und zusammen mit eventuell anfallenden Auslagen in Rechnung gestellt.

Dieses Abrechnungsmodell wird häufig bei Beratungsdienstleistungen, Projekten mit unklarem Umfang oder für zusätzliche Dienstleistungen, welche über eine bereits etablierte Zusammenarbeit hinausgehen, verwendet. Die Details der Zusammenarbeit, wie die Höhe des Stundensatzes, ein Kostenschätzrahmen, die zu erwartenden Tätigkeiten, Liefergegenstände und der Abrechnungszyklus werden im Voraus per Vertrag geregelt. Die Personalberatung ist verpflichtet, eine detaillierte Zeiterfassung durchzuführen und in regelmäßigen Abständen zu berichten.

Ein Vorteil der Abrechnung auf Stundenbasis ist klar die Transparenz und die sich daraus ergebende Flexibilität. Das beauftragende Unternehmen bezahlt die tatsächlich erbrachten Arbeitsleistungen, bei Bedarf können Anpassungen vorgenommen werden. Nachteilig ist die Erforderlichkeit der genauen Dokumentation der Arbeitsleistungen und die damit verbundene Bürokratie. Das Risiko, dass die ursprünglich erwarteten Kosten bei einer Ausweitung des Projektes tatsächlich höher ausfallen können, trägt der Kunde der Personalberatung.

Pauschalbetrag (Flat Fee)

Bei der Abrechnung mit Pauschalbetrag, auch Flat Fee genannt, wird für den gesamten Rekrutierungsprozess oder eine spezifische Dienstleistung zwischen Personalberater und dem Kunden ein Festpreis vereinbart. Die Kosten der Personalberatung sind fix, unabhängig von den geleisteten Stunden oder dem Vermittlungserfolg.

Die Höhe des Pauschalbetrags basiert bei diesem Abrechnungsmodell auf den Erfahrungen der Personalberatung, dem geschätzten Aufwand und den Marktgegebenheiten. Die Zahlungsbedingungen können variieren - manche Kunden zahlen den Pauschalbetrag im Voraus, andere leisten eine Anzahlung mit anschließender Ratenzahlung oder eine Endzahlung. Im Gegensatz zum Erfolgshonorar ist die Bezahlung der Personalberatung nicht direkt vom Erfolg der Stellenbesetzung abhängig. Der Kunde zahlt für die Arbeitsleistung und das Know-how der Personalberatung an sich.

Bei dieser Form der Abrechnung profitiert das suchende Unternehmen von der Transparenz und der Planbarkeit der Kostenstruktur. Das Modell eignet sich daher vor allem für Unternehmen, die einen klar definierten Rekrutierungsbedarf haben, bei dem die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Besetzung hoch ist.