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Faktura für Personalberater

Abrechnung in Deutschland - Was gibt es zu beachten?

In Deutschland gibt es gewisse Mindestanforderungen an die Fakturierung, damit jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden kann. Dabei müssen entsprechende Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein, wie z.B. Daten zu Rechnungsempfänger und Rechnungssteller (Name und Anschrift), Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.

Außerdem muss eine Rechnung in Deutschland immer die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Dienstleistungen beschreiben. In der Personalberatung bedeutet das, dass bevor Kandidaten gesucht werden und Stellenangebote besetzt werden, erst einmal vereinbart werden muss, wie und wann der entsprechende Job vergütet wird.

 

Von der Suche bis zum Matching - Was verdienen Personalberater?

In der Personalberatung ist es üblich, Honorare an dem Zieleinkommen des zukünftigen Kandidaten zu orientieren. Dabei wird 30% des Jahresbrutto vom künftigen Mitarbeiter häufig als Richtwert verwendet. Zusätzlich können Nebenkosten wie Spesen (z.B. ein Restaurantbesuch mit einem Kandidaten beim Interview) oder Inserate für Stellenangebote separat vom Honorar in Rechnung gestellt werden.

 

Erst Matching dann Money? - Welche Honorarmodelle für Personalberater gibt es?

Wenn also das Honorar von Projekten vereinbart ist, wird die Fälligkeit der Zahlung festgelegt. Dabei gibt es verschiedene gängige Abrechnungsarten in der Personalberatung. Einige Headhunter rechnen ihren Aufwand nach Zeit ab, das heißt ihre Bezahlung beruht auf einem festen Stundenlohn oder Tagessatz und ist unabhängig davon, ob sie erfolgreich sind und dem Kunden einen geeigneten Mitarbeiter vermitteln können. Im Gegensatz dazu steht die Contingency, wobei das Honorar erst bei Erfolg bezahlt wird, also erst wenn der Kandidat beim Unternehmen unterschrieben hat. Zwischen diesen beiden Modellen mit 0% Erfolgsversicherung und 100% Erfolgsgarantie gibt es weitere Modelle, die sowohl Unternehmen als auch Headhunter eine faire Absicherung bieten. Zum Beispiel das Drittel-Modell, wobei der Kunde jeweils 1/3 des vereinbarten Honorars zu Beginn des Auftrags, bei der Vorstellung der Kandidaten und nach dem erfolgreichen Recruiting bezahlt. Oder dem 50/50 Modell, wo die erste Hälfte direkt bei Auftragsstart bezahlt wird und der Rest nach Besetzung der Stelle.

 

Wie die gängigen Abrechnungsarten zeigen, ist bis auf das Contingency Modell, bei allen anderen Arten der Faktura ein mehrfaches Erstellen von Rechnungen bei Projekten nötig. Hinzu kommen oft einzelne Spesenabrechnungen oder Kosten wie Inserate von Stellenangeboten. Diese Buchhaltung kostet Zeit und Arbeit, vor allem wenn jede Rechnung einzeln und neu erstellt werden muss.

Faktura Tool in Starhunter

Um diese Zeit und Arbeit zu sparen, bietet Starhunter in seiner Software für die Personalberatung CRM-Funktionen zur Faktura. So können Headhunter Rechnungen nach Vorlage direkt aus Starhunter schreiben und verwalten. In der Software können Sie direkt im Reiter Rechnungen ihr Honorar gemäß den genannten Mindestanforderungen abrechnen. Alles, was Sie tun müssen ist die Informationen zu Honorar und den gewünschten Kunden angeben. Sobald Sie das entsprechende Unternehmen ausgewählt haben, übernimmt die Software alle weiteren Informationen (z.B. die Rechnungsadresse) automatisch. Auch Ihr Logo und Ihre Stammdaten werden von der Starhunter Software automatisch übernommen und in die Rechnung eingepflegt. Nach dem ersten Speichern wird automatisch eine Rechnungsnummer generiert. Sobald alle gewünschten Informationen ergänzt sind, kann die Rechnung als PDF herunterladen oder direkt per E-Mail aus dem System versendet werden. Die Faktura Funktion der Starhunter Software erleichtert Personalberatern die Buchhaltung und schafft somit mehr Zeit für die Suche geeigneter Kandidaten.

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