Der Abrechnungsprozess für Personalberater

Abrechnung in Deutschland - Was gibt es zu beachten?

In Deutschland gibt es gewisse Mindestanforderungen an die Rechnungsstellung, damit jede Rechnung einem Geschäftsvorgang eindeutig zugeordnet werden kann. Dafür müssen entsprechende Pflichtangaben in der Rechnung enthalten sein, wie z.B. Daten zu Rechnungsempfänger und Rechnungssteller (Name und Anschrift), Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer.

Außerdem muss eine Rechnung in Deutschland immer die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Dienstleistungen beschreiben. In der Personalberatung bedeutet das, dass erst einmal vereinbart werden muss, wie und wann ein entsprechender Job vergütet wird, bevor Kandidaten gesucht und Stellenangebote besetzt werden.

Erst Matching dann Money? - Welche Honorarmodelle für Personalberater gibt es?

Sobald das Honorar von Projekten vereinbart ist, wird die Fälligkeit der Zahlung festgelegt. Dabei gibt es verschiedene gängige Abrechnungsarten in der Personalberatung. Einige Headhunter rechnen ihren Aufwand nach Zeit ab, das heißt ihre Bezahlung beruht auf einem festen Stundenlohn oder Tagessatz und ist unabhängig davon, ob sie erfolgreich sind und dem Kunden einen geeigneten Mitarbeiter vermitteln können. Im Gegensatz dazu steht die Contingency, hier wird das Honorar erst bei Erfolg bezahlt, also erst wenn der Kandidat beim Unternehmen unterschrieben hat. Zwischen diesen beiden Modellen mit 0% Erfolgsversicherung und 100% Erfolgsgarantie gibt es weitere Modelle, die sowohl Unternehmen als auch Headhunter eine faire Absicherung bieten. Zum Beispiel das Drittel-Modell, wobei der Kunde jeweils 1/3 des vereinbarten Honorars zu Beginn des Auftrags, bei der Vorstellung der Kandidaten und letztlich nach dem erfolgreichen Recruiting bezahlt. Oder auch das 50/50 Modell, hier wird die erste Hälfte direkt bei Auftragsstart bezahlt und der Rest nach Besetzung der Stelle.

Wie die gängigen Abrechnungsarten zeigen, ist bis auf das Contingency Modell, bei allen anderen Arten der Honorarmodelle ein mehrfaches Erstellen von Rechnungen in einzelnen Projekten nötig. Hinzu kommen oft einzelne Spesenabrechnungen oder Kosten, wie die für Inserate eines Stellenangebots. Diese Buchhaltung kostet Zeit und Arbeit, vor allem dann, wenn Rechnungen einzeln und neu erstellt werden müssen.

Von der Suche bis zum Matching - Was verdienen Personalberater?

In der Personalberatung ist es üblich, Honorare an dem Zieleinkommen des zukünftigen Kandidaten zu orientieren. Dabei wird 30% des Jahresbrutto vom künftigen Mitarbeiter häufig als Richtwert verwendet. Zusätzlich können Nebenkosten wie Spesen (z.B. ein Restaurantbesuch mit einem Kandidaten beim Interview) oder Inserate für Stellenangebote separat vom Honorar in Rechnung gestellt werden.